آموزش پاورپوینت(PowerPoint)
مایکروسافت پاورپوینت چیست؟
مایکروسافت پاورپوینت اساسا یک ابزار ایجاد نمایش است. شما می توانید اسلایدهایی متشکل از متن، تصاویر، اشکال، انیمیشن ها، صدا، و سایر موارد را ایجاد کنید. سپس، ارائه خود را بر روی صفحه نمایش بزرگ برای دیگران به نمایش بگذارید یا آن را به عنوان یک سند بصری برای خودتان ذخیره کنید.
تعریف مایکروسافت از پاورپوینت:
«پاورپوینت یک برنامه نمایش اسلاید است که بخشی از مجموعه ابزارهای مایکروسافت محسوب می شود. پاورپوینت ایجاد، همکاری و ارائه ایده های شما را در قالب شیوه های پویا و بصری آسان می کند.»
پاورپوینت برای موقعیت های کسب و کاری، آموزشی و شخصی، انعطاف پذیری را ارائه می دهد تا ساده ترین نمایش ها را با ویژگی های مختلف خود برجسته نماید. در ادامه به آموزش کار با پاورپوینت، معرفی بهتر این نرم افزار و کاربردهای آن می پردازیم.
استفاده عمومی از پاورپوینت
- معرفی محصولات و خدمات کسب و کار
- نمایش اسلاید های آموزشی برای کلاس ها و سخنرانی ها
- تصاویری شخصی مانند نقشه های ذهنی یا نمایش اسلاید عکس های خانوادگی
- بازاریابی و فروش
- رویدادهای سخنرانی مانند مراسم عروسی، سالگرد، مراسم یادبود و…
- پروژه، بودجه و ارائه های مالی
- گواهینامه ها، تقویم ها، گزارش ها، جداول و نمودار ها برای هر صنعت
آموزش پایه کار با پاورپوینت
شما می توانید تقریبا هر نوع محتوای بصری را در پاورپوینت ایجاد کنید؛ اما ابتدای آموزش کار با پاورپوینت باید با اصطلاحات عمومی برنامه آشنا شوید.
اصطلاحات عمومی
در این راهنما بسیاری از کلمات و اصطلاحات عمومی مورد استفاده قرار می گیرند. بنابراین، اختصاص زمانی برای بررسی آنها به شما کمک خواهد کرد که مراحل و توضیحات را بسیار ساده تر دنبال کنید.
- Slideshow and Presentation: هنگام صحبت در مورد پاورپوینت، ممکن است این دو اصطلاح را به جای یکدیگر استفاده کنید. آنها هر یک سند کلی ایجاد شده در برنامه را نشان می دهند.
- Slides: درست مانند یک اسلایدشو فیزیکی، هر اسلایدشو در پاورپوینت حاوی تعدادی اسلاید است. شما می توانید از اسلاید به عنوان صفحاتی که می توانید به ارائه خود اضافه کنید، استفاده کنید و سپس آنها را به صورت یک به یک حرکت دهید.
- Animations: انیمیشن ها جلوه های بصری هستند که می توانند یک ظاهر منحصر به فردی به اسلاید ها بدهند. آنها به شما اجازه می دهند حرکاتی جذاب و سریع را به عناصر اسلاید خود اضافه کنید.
- Transitions: انتقال نیز یک ابزار بصری است، اما شما آن را در قالب جابجایی بین صفحات اسلاید مشاهده می کنید.
دکمه مایکروسافت آفیس (Microsoft Office Button)
دکمه ایست که در گوشه چپ وبالای این برنامه قرار گرفته است و شامل گزینه های متعددی می باشد که به شما امکان ایجاد یک ارایه جدید (New) ، باز کردن سند های موجود (Open) ، ذخیره (Save) و ذخیره به عنوان (Save as) ، چاپ (Print) ، ارسال (Send) ، انتشار (Publish) و بستن (Close) را می دهد.
ریبون ها و زبانه ها در پاورپوینت(نوار ابزار اصلی یا Ribbon)
درست مثل سایر برنامه های مایکروسافت، ریبون های پاورپوینت حاوی دکمه هایی است که شما از داخل زبانه ها از آنها استفاده می کنید. شما می توانید ریبون سفارشی را برای حذف یا اضافه کردن زبانه و دکمه طراحی کنید. امابه احتمال زیاد و به طور پیش فرض برگه های زیر را مشاهده خواهید کرد.
در ادامه مبحث آموزش کار با پاورپوینت توضیح مختصری درباره هر کدام از زبانه ها و مواردی که در آنها خواهید دید، ارائه شده است:
- File: ایجاد یک ارائه جدید، باز کردن یک ارائه موجود، ذخیره، چاپ، و به اشتراک گذاشتن نمایش اسلایدشو.
- Home: کنترل کلیپ بورد، اسلایدها، فونت، پاراگراف، طرح و ویرایش.
- Insert: وارد کردن اسلایدها، جداول، تصاویر، طرح ها، لینک ها، نظرات، متن و رسانه.
- Design: انتخاب یک تم، سفارشی کردن اسلاید و ایده های طراحی.
- Transitions: انتخاب نوع انتقال، پیش نمایش آن، تنظیم جلوه ها و اضافه کردن زمان.
- Animations: انتخاب یک انیمیشن، پیش نمایش آن، تنظیم جلوه ها و استفاده از امکانات پیشرفته و اضافه کردن زمان بندی.
- Slide Show: شروع به نمایش اسلاید، انتخاب یک مانیتور و استفاده از نمایش ارائه.
- Review: استفاده از ابزارها برای اصلاح، دسترسی، زبان، نظرات و مقایسه ها.
- View: تغییر نمای نمایش، تنظیم نمایه های اصلی، انتخاب زوم در داخل یا خارج، انتخاب رنگ ها و کار کردن با پنجره ها و ماکروها.
شما همچنین می توانید به برگه راهنما (Help) مراجعه کنید و بگویید چه کاری را می خواهید انجام دهید (نه اشتباه رایج که ارائه پاورپوینت را خراب می کند).
اگر به کمک نیاز دارید یا می خواهید اطلاعات بیشتری در مورد یک ویژگی بدست آورید، فقط به منوی Help بروید یا کلمه کلیدی را به جعبه Tell me ارسال کنید تا نتایج را مشاهده نمایید.
بطور کلی ریبون نواری است که در بالای برنامه قرار گرفته و شامل هفت سربرگ اصلی خانه (Home) ، وارد کردن (Insert) ، طراحی (Design) ، انیمیشن (Animated) ، نمایش اسلاید (Slide Show) ، بررسی (Reviw)، و نمایش (View) می باشد. هر کدام از این سربرگ ها شامل گزینه های دیگری هستند که به ایجاد یک سند جدید، ویرایش و گسترش آن و… به ما کمک می کنند. در ادامه با قابلیت های نوار ابزار اصلی یا ریبون بیشتر آشنا خواهید شد.
با کلیک بر روی هر کدام از این سربرگ ها، ویژگی های معمول برنامه نمایش داده می شوند که هرسربرگ مجموعه ای از ویژگی ها و ابزارهای طراحی شده برای انجام توابع مختلفی هستند که شما در حال نوشتار و یا ویرایش سند ورد خود استفاده می کنید.
تعریف کادر گروه : گزینه های مرتبط در هر سربرگ در کادری در کنار یکدیگر قرار گرفته اند که از این پس این کادر را کادر گروه می نامیم.
تصویر زیر: کادر گروه Slide در سربرگ Home را نشان میدهد.
برای دیدن و استفاده از گزینه ها و امکانات بیشتری و تنظیمات بیشتر از هر بخش (کادر گروه) باید بر روی فلش کوچکی که در گوشه سمت راست هر خانه قرار گرفته است کلیک نمایید.
هفت سربرگ اصلی موجود در ریبون شامل کادر گروه های زیر می باشند :
Home: Clipboard, Slides, Font, Paragraph, Drawing, Editing
صفحه اصلی : کلیپبرد،اسلایدها، فونت، پاراگراف، رسم کردن، ویرایش
Insert: Tables, Illustrations, Links, Text, Media Clips
وارد کردن : جداول، تصاویر، لینک ها، متن، کلیپ های رسانه ای
Design: Page Setup, Themes, Background
طراحی : راه اندازی صفحه، پوسته ها، پس زمینه ها
Animations: Preview, Animations, Transition to this Slide
انیمیشن ها : پیش نمایش، انیمیشن، انتقال به این اسلاید
Slide Show: Start Slide Show, Set Up, Monitors
نمایش اسلاید : شروع، راه اندازی، ارایه ها
Review: Proofing, Comments, Protect
مرور-نقد کردن: تصحیح، نظرات، محفاظت
View: Presentation Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros
نمایش : نوع نماش ارایه ، نمایش / عدم نمایش، زوم، پنجره ، ماکروها
نوار ابزار دسترسی سریع پاورپوینت (Quick Access Toolbar)
نوار ابزار دسترسی سریع، نواری است که به صورت پیش فرض در کنار دکمه مایکرو سافت آفیس نمایش داده می شود.
این نوار امکاناتی را که کاربر در زمان کار با این نرم افزار بدان احتیاج بیشتری خواهد داشت را به صورت نواری در بالای تصویر نمایش می دهد بگونه ای که نیاز شما به رجوع به گزینه های تنظیمات و باز کردن گزینه های دیگر را از بین برده و تنها با یک کلیک می توانید به گزینه های دلخواه تان دسترسی داشته باشید (بطور پیش فرض گزینه save یا ذخیره ، undo یا بازگشت به یک حرکت قبل ، redo را در خود جا داده است که این گزینه در زمانی استفاده می گردد که حرکت و یا حرکاتی را به اشتباه به عقب برگردانده باشیم و حال می خواهیم این حرکات را یک به یک به جای خود بازگردانیم).
برای اضافه و یا حذف کردن گزینه ها و یا ابزار های نوار ابزار دسترسی سریع، باید بر روی فلش کوچکی که در کنار این نوار قرار دارد کلیک کرده و از پنجره باز شده، گزینه هایی را که می خواهید در این نوار ابزار گنجانده شوند را تیک دار نمایید .(1)
برخی از این گزینه ها در تصویر پایین ذکر شده اند. با انتخاب show below the ribbon نوار ابزار دسترسی سریع را به زیر نوار ابزار منتقل کنید و بلعکس(۲). همچنین می توانید از پنجره باز شده با انتخاب گزینه Minimize the ribbon نوار ابزار را از صفحه پیش رو کوچک کنید که تنها گزینه های اصلی را نمایش می دهد و با برداشتن تیک آن نوار را به حالت اولیه برگردانید(۳).
اسلاید (Slide)
در این ناحیه اطلاعات، داده ها، جداول، تصویرها و… قرار می گیرد.
نوار ابزار کوتاه (Mini Toolbar)
یکی از ویژگی های جدید در آفیس ۲۰۰۷ نوارابزار کوتاه است.هنگامی که شما بر روی داده ها و یا نوشته های موجود در متن راست کلیک کنید، این نوار ابزار ظاهر می گردد که می توانید از گزینه های موجود در آن که برای کارهای نوشتاری از جمله نوع فونت، اندازه فونت، ایتالیک کردن و بولد (برجسته کردن) نوشته های منتخب و رنگ و… مناسبند استفاده نمایید.
پنجره انتخاب اسلاید (Slide/Outline)
این پنجره که بصورت کادری در کنار صفحه اسلاید جاری نمایش داده می شود امکان دسترسی و انتخاب سریع یک اسلاید را برای کاربر فراهم خواهد کرد. این پنجره دارای دو گزینه Slides و Outline می باشد.
با انتخاب گزینه Slides ، برنامه تمامی اسلاید های موجود در فایل جاری (ارایه پاورپوینت ساخته شده) را به صورت کوچک نمایش می دهد.
با انتخاب گزینه Outline ، برنامه پاورپوینت متن ها و داده های موجود در اسلاید جاری را به نمایش می گذارد و این امکان را برای کاربر فراهم می کند که براحتی به ویرایش قسمتی دلخواه از متن بپردازد.
نوار وضعیت (Status Bar)
نوار وضعیت در پایین صفحه پاورپوینت قرار گرفته است و از سه قسمت اصلی تشکیل می شود که این سه قسمت به ترتیب واز سمت راست عبارتند از:
اولین گزینه از سمت راست نوار بزرگنمایی صفحه قرار گرفته است.
دومین قسمت نوار وضعیت متشکل از سه حالت مختلف نمایش صفحه مانند تمام صفحه، نمایش اسلایدها و حالت نرمال می باشد.
سومین قسمت شامل اطلاعات ارایه جاری مانند، شماره اسلاید جاری، تعداد اسلاید های موجود در ارایه جاری و زبان و… می باشد.
پنجره یادداشت (Note Page)
این پنجره دقیقا بالای نوار وضعیت و زیر پنجره اسلاید قرار دارد و شخص کاربر ارایه (مجری نمایش دهنده طرح) در این پنجره برای یادآوری، توضیح و تذکرو.. خود یادداشتی را بنویسد.
